「言った・言わない」をゼロに。バラバラな会議をAIで「完璧な要件定義書」に変える方法

中小企業のIT・AI活用を伴走支援する、NPO法人ワンダフルジャパンの望月です。

「システム会社と2時間も打ち合わせをしたのに、結局何が決まったのか分からない」「こちらの要望を伝えたはずなのに、出来上がってきたシステムが全然違う」

中小企業のIT化やシステム導入において、このようなトラブルは日常茶飯事です。実は、ITプロジェクトが失敗する最大の原因は、ツールの良し悪しではなく、この「会議での要望のまとめ漏れ（要件定義の失敗）」にあります。

■ 外資系グローバル会議での、私の「泥臭いサバイバル術」
偉そうに語っておりますが、実は私自身、過去にこの問題で死に物狂いの苦労をしてきました。

私は本業において、日本とインド（時にはアメリカやドイツの同僚）を繋ぐ「ブリッジPM（プロジェクトマネージャー）」を10年以上務めています。毎日、異なる国の人たちと英語で会議をし、日本の複雑な業務フローをシステムの仕様に落とし込んでいくのが仕事です。しかし、私は帰国子女でもネイティブでもありません。昔は英語の会議で細かいニュアンスが聞き取れず、同僚に議事録を書いてもらわなければ仕事にならないような、ギリギリのサバイバルを繰り返していました（笑）。

会議の内容を人間の記憶や手書きのメモだけに頼っていては、必ず「言った・言わない」の致命的な欠落が起きます。それを異国のエンジニアに正確に伝え、思い通りに作らせるというのは、ビジネスにおいて最も難易度の高い「伝言ゲーム」なのです。

■ 救世主はAI。バラバラな情報を「完璧な要件定義書」に錬成する
しかし現在、私のこの苦労はAIのおかげで完全に消滅しました。私が現場で実践しているサバイバル術、それは「Teamsの自動文字起こし機能（LIVEトランスクリプト）」と、GoogleのAI「NotebookLM」の掛け合わせです。

やり方はこうです。白熱した2時間の会議の文字起こしデータだけでなく、会議で使ったWordの資料や、現場のExcelデータ（スプレッドシートに変換したもの）など、社内にあるバラバラの資料を全部「NotebookLM」というAIに読み込ませます（これを簡易RAGと呼びます）。

AIは、読み込ませる資料（ソース）が増えれば増えるほど理解度が増します。これらの情報を統合し、AIに指示を出すと、一瞬にして「抜け漏れのない完璧な要件定義書」を、なんと日本語と英語の2ヶ国語で作成してくれるのです。さらに、ClaudeやGeminiといった別のAIを使い分けることで、プロジェクトの進行表（ガントチャート）や企画のアイデア出しまで一瞬で完了します。

人間の記憶力に依存せず、AIの言語能力と情報処理能力をフル活用することで、絶対にブレないシステム設計図を作ることができるようになりました。

■ 社長は「話すだけ」でいい。私がAIを駆使して形にします
私が外資系の最前線で使っているこのAIサバイバル術、実は中小企業のシステム導入において最強の武器になります。

「頭の中にやりたいことはあるけれど、うまくシステム会社に伝えられない」とお悩みの経営者様。当法人の『社長専属 ITバトラー（執事）サービス』をご利用いただければ、社長は私との打ち合わせで「こうしたい！」と熱い思いを話していただくだけで結構です。

私が会議に同席し、社長のアイデアをAIを駆使して「システム会社がそのまま作れるレベルの完璧な要件定義書」に翻訳いたします。面倒なベンダーとの交渉も、社長の右腕としてすべて代行いたします。

「言った・言わない」のトラブルをゼロにし、確実に成功するIT化を進めたい方は、ぜひお気軽にご相談ください。