【生成AI活用事例】M365 Copilotを活用し、海外人材のビザ申請事務を3時間短縮する方法

中小企業のIT・AI活用を伴走支援するNPO法人ワンダフルジャパンです。

本日は、当法人の代表である私が実際に直面したバックオフィス業務を、生成AI（M365 Copilot）を活用して劇的に効率化した事例をご紹介します。「AIを導入すると、現場の事務作業はどう変わるのか？」というリアルな参考になれば幸いです。

■ 課題：初めての「海外人材のビザ申請サポート」 
先日、インドのIT担当者がネットワーク設定のために来日することになり、急遽ビザ申請（短期商用）のサポートを行うことになりました。 しかし、私自身はビザ関連の手続きは初めての経験です。通常であれば、外務省のサイトを読み解き、必要なフォーマットを探し出し、英語のビジネス文章を一から考え、入力する…というプロセスが必要であり、「調べて、書く」だけで少なくとも3〜4時間はかかる面倒な作業でした。

■ 解決策：M365 Copilotを「優秀なアシスタント」として活用
そこで、日常的に活用しているAI（M365 Copilot）にサポートを依頼し、以下の手順で作業を進めました。

1. 必要書類の瞬時ピックアップ
AIに状況を説明し必要な手続きを尋ねたところ、外務省が公開している「身元保証書（Letter of Guarantee）」と「招へい理由書（Letter of Invitation）」のフォーマットへの記入が必要であることを一瞬で特定してくれました。

2. 記入フォーマットの自動整理とドラフト作成
セキュリティに配慮し、パスポート番号などの機密情報はAIには入力せず、あくまで「どのような英語のビジネス表現で記載すべきか」というドラフト（下書き）のみをAIに作成させました。

3. 最終仕上げと送付
AIが作成した完璧な下書きに沿って、手元で機密情報をサクッと入力。印刷して社印と署名をし、スキャンしてPDF化したものをインドの担当者へ送付しました。

■ 結果：実質1時間で完了。AIは中小企業の最強の右腕になる
AIに適切な指示（プロンプト）を出してサポートさせた結果、本来3〜4時間かかるはずだった作業が、実質たった1時間で完了しました。

このように、プログラミングのような高度な技術がなくても、「ビジネスの目的」さえ明確であれば、AIは優秀な事務アシスタントとして圧倒的なパフォーマンスを発揮してくれます。

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