【属人化の解消】ベテランの頭の中をそのままマニュアルに。Teams録画×AIで作る「究極の業務引き継ぎ術」

中小企業のIT・AI活用を伴走支援する、NPO法人ワンダフルジャパンの望月です。

「この業務、〇〇さんが休むと誰にも分からないんだよね」「ベテラン社員がもうすぐ退職するのに、引き継ぎ資料が全くできていない…」

経営者様とお話ししていると、必ずと言っていいほど出てくるのがこの「業務の属人化」に関するお悩みです。「マニュアルを作ってくれ」と頼んでも、現場のベテラン社員は日々の業務で忙しく、文章を書くのが苦手な方も多いため、「見て覚えてよ」「勘だよ」と後回しにされてしまうのが現実です。

■ 文章を書かせない。「喋るだけ」でマニュアルができる時代
マニュアル作成が進まない最大の理由は、「ゼロから文章をタイピングさせること」にあります。実は、最新のAIを使えば、現場のスタッフにキーボードを触らせる必要すらありません。彼らには、ただ「喋ってもらうだけ」で良いのです。

私が外資系のブリッジPM（プロジェクトマネージャー）として、国境を越えた多国籍チームに業務を引き継ぐ際に使っている「究極のマニュアル化術」をご紹介します。

用意するものは、普段お使いの「Teams（オンライン会議ツール）」と、Googleの最新AI「NotebookLM」（Gemini Notebook）の2つだけです。

■ カオスな「おしゃべり」を、AIが完璧な手順書に錬成する やり方は非常にシンプルです。

Teamsで会議を開き、録画・文字起こし（トランスクリプト）をオンにする。
ベテラン社員に、実際の画面を見せながら（またはスマホに向かって）、「ここはこうやって、次にここをクリックして…」と普段通りに喋りながら作業をしてもらう。
その録画の文字起こしデータと、社内に散らばっている古いメモ書きやExcel資料を、まとめて「NotebookLM」というAIに読み込ませる。

たったこれだけです。「NotebookLM」は、読み込ませた資料（ソース）の中だけで回答を作り出す「簡易RAG」と呼ばれる特化型AIです。世間一般のAIのように嘘をつく（ハルシネーション）心配がありません。

AIに「今の音声データと古い資料を統合して、新人でも分かるステップ・バイ・ステップの業務マニュアルを作成して」と指示を出せば、あんなに「えーっと」「あ、ここは違うな」と脱線だらけだったベテランの音声が、一瞬にして綺麗な見出し付きの「完璧な業務マニュアル」に変換されます。

■ 会社の「最大の財産（ノウハウ）」が消える前に
長年会社を支えてきたベテラン社員の頭の中にあるノウハウは、御社にとってお金には代えられない最大の財産です。それが「退職」という形で永遠に失われてしまう前に、AIを使って会社の資産（データ）として残しませんか？

当法人の『社長専属 ITバトラー（執事）サービス』をご利用いただければ、社長や社員の皆様がAIを操作する必要はありません。

私がインタビュアーとしてベテラン社員様からお話を伺いながらTeamsで録画を行い、裏側でAIを駆使して、御社の「属人化」を解消するマニュアル作成をすべて代行いたします。

「あの業務、〇〇さんしか分からないんだよな…」と心当たりのある経営者様、ぜひ手遅れになる前に、私にご相談ください。